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재테크_일반

[일잘러의 보고서 작성법] 리뷰! "제 보고서는 욕 먹을 만 했습니다."

by 왕토끼남편(독서리뷰) 2023. 3. 21.

 

이 책을 산 이유

저는 회사 업무 중 보고서를 쓰는 것이 가장 싫습니다.

어렵고 부담되어 보고서를 피해 다니다 보니 더 못쓰게 되는 것 같습니다.

더 이상 보고서를 피해 도망치고 싶지 않아 책을 알아보았습니다.

대통령의 글쓰기 등 유명한 책들은 너무 어렵고 현실과 동떨어져 보였습니다.

그래서 실용적이고 읽기 쉬워 보이는 [일잘러의 보고서 작성법]을 선택했습니다.

실제로 이 책은 쉽고 재미있고 유용했습니다.

저와 같이 보고서에 약한 신입사원들에게 강력하게 추천합니다.


본문


저자는 IT 대기업에서 일하는 10년차 직장인입니다.

처음에는 그녀도 형편없는 문서를 만들었지만 지금은 문서에 통달해 각종 온/오프라인 강연까지 합니다.

그녀는 보고서를 쓰는 기본원칙에서 각종 기술까지 다양한 정보들을 알려줍니다.

그 중 저는 인상깊었던 (메시지/ 구성 / 디자인) 세가지 키워드를 중심으로 책을 리뷰하려 합니다.



1. 메시지(Message)


메시지는 보고서 쓰기의 가장 중요한 원칙입니다.

일상생활에서 사람들은 카카오톡, 전화 등을 통해 소통합니다.

직장인들은 문서를 통해서 커뮤니케이션 합니다.

하지만 보통 직장인들은 소통한다는 생각없이 보고서를 대합니다.

저 또한 보고서를 빨리 없애야 하는 일이라고만 생각했습니다.

보고서를 잘쓰려면 이것의 본질에 대해서 가장 먼저 깨달아야 했습니다.


1-1. 직장인들이란

직장생활을 하며 제가 보고서를 읽을 때와 쓸 때, 저는 마치 다른 사람이 되는 것 같습니다.

다른 동료들이 쓴 기안문을 볼 때, 저는 꼼꼼히 읽지 않고 눈으로 쓱 읽습니다.

반면 내가 보고서를 쓸 때, 저는 동료들이 제 보고서를 구석구석 꼼꼼히 읽을 거라 전제합니다.

그래서 상대방이 듣고 싶은 이야기를 쓰지 않고 제가 하고싶은 이야기를 씁니다.

항상 보고서에는 업무의 배경부터 진행과정, 예정사항 등을 아주 상세히 나열합니다.

직장인들은 보고서의 핵심만빠르게 파악하고자 합니다.

정확히 이야기하면, 자신이 해야할 일만을 빨리 알고자 합니다.

상대방의 시간을 아껴주기 위해서 명료하고 궁금증을 해소해주는 글을 써야합니다.

아름다운 문학작품보다는 가성비 좋은 글을 써야하는 것입니다.



1-2. 무엇을?(Message)

보고서는 항상 목표와 역할을 가지고 있습니다.

무엇을 전달하기 위한 보고서인지 고민해야 합니다.

만약, 이번달 새로운 바이어와 계약을 맺어서 생산일정을 변경해야 하는 상황이 발생했을때,

팀장님께서 지금 상황을 생산팀에 전달하라는 업무지리를 내립니다.

현재 상황에서 쓰는 보고서는 생산팀에게 일정변경을 요청하는 목적으로 작성되어야 합니다.

그런데 단순히 현재상황 / 배경을 시작으로 사실만을 전달하는 보고서를 써서 보낸다면 어떨까요?

생산팀에서는 보고서를 읽으면서 그래서 어쩌라는 건지, 무슨말을 하려는지 알 수 없을 것입니다.


생산팀에 요청하는 사항을 정확하게 명시해 주어야 합니다.

그래야 그들이 보고서를 대충 읽더라도 가장 중요한 사항은 전달받을 수 있습니다.

이처럼 모든 보고서는 명확한 목적을 가져야 합니다.



1-3. 누구에게?(To)

메세지 다음으로 누구를 향한 보고인지?도 매우 중요합니다.

상대방의 입장을 고려해야 한다는 말입니다.

보고서와 관련된 업무, 현안사항 등에 대한 이해도가 어느정도인지,

보고서를 보고 어떤 액션이 필요한 부서인지 등

상대에 대한 고려가 필요합니다.

만약 업무와 관련한 배경지식이 충분한 사람에게 업무배경을 장황하게 설명하는 보고서를 쓴다면

상대방은 의미없는 분량의 보고서를 읽으며 시간을 낭비해야 합니다.

뿐만 아니라, 장황한 보고서는 집중력을 약화시켜 중요한 메세지를 누락하게 할지도 모릅니다.



이 책을 읽기 전에는 보고서 작성법은 단지 기술적인 일이라고 생각했습니다.

하지만 책을 읽고 보고서가 직장의 의사소통 수단임을 깨닫게 되었습니다.

따라서 보고서를 잘쓰려면 기술이 아니라, 상대방의 입장을 배려하는 소통능력이 중요합니다.

이것만으로도 앞으로 제 보고서 수준은 이전과 차원이 다를 것입니다.


2. 구성(순서)


저는 항상 보고서를 시작할때 한글파일을 열어두고 멍하니 있습니다.

어떤 구성을 짜야할지 막막하기 때문입니다.

구성의 원리는 무엇일까요?


2-1. 구성의 정석은 있는가?

인터넷에는 문서의 종류마다 적합한 보고서 양식이 돌아다닙니다.

[서론 – 본론 – 결론] 형식의 전형적인 순서에서

[개요 – 목적 – 배경 – 원인 – 방안 – 시사점] 등 복잡한 구성까지 정말 다양한 종류의 순서(plot)가 있습니다.

저자는 보고서마다 정형화된 구성은 없다고 합니다.

메세지와 상대방에 맞추어 구성을 고려해야 하기 때문에

무조건 정답인 구성은 존재하지 않는 것입니다.



심지어 같은 내용을 다루는 보고서라 할지라도 상대방에 따라서 구성이 달라져야 합니다.

만약 현안에 대해서 전혀 모르는 본부장님께 쓰는 보고서는 사업의 배경부터 글을 전개해야 잘 이해할 수 있습니다.

반대로 현안 빠삭한 타부서 팀장님께 쓰는 보고서는 현안과 요구사항으로 글을 전개해야 불필요한 내용을 줄일 수 있습니다.

따라서 보고서 작성시 구성에 대한 고정관념에서 벗어나는 것이 좋습니다.



2-2. 구성요소의 문서화

가. 핵심메시지
- 구성요소에서는 명확히 하나의 메시지를 전달해야 합니다.
- 너무 많은 걸 전달하면, 오히려 아무것도 전달할 수 없습니다.

나. 설명/근거
- 핵심메시지를 전달하면 그것을 뒷받침하는 근거가 필요합니다.
- 상대가 궁금해할 것을 예상해서 궁금증을 풀어주는 것이 좋습니다.

다. 시각자료
- 핵심메시지의 주요 키워드를 보여줘야 합니다.
- 정해진 양식없이 해당 키워드를 가장 잘 보여줄 양식을 선정하는 것이 좋습니다.



2-3. 문서 구성 점검법

필자는 문서를 쓸 때, 다음과 같이 시간을 배분합니다.

- 메시지와 구성요소를 담는데 30%
- 문서의 순서를 정하고 구조를 탄탄히 보완하는데 50%
- 가독성을 위한 디자인에 20%

시간의 비율이 큰만큼 문서의 순서를 정하고 구조를 보완하는 것은 매우 중요합니다.


문서의 완성도를 높이기 위해 필자는 두가지 방법을 제안합니다.

가. 소리내어 말해보기
- 한장씩 소근소근 소리를 내어 보고서를 읽어보면 완성도를 점검할 수 있습니다.
- 순서가 어색한 경우 재배치가 필요합니다.
- 논리적 연결을 위한 설명이 구멍난 경우 내용을 추가해야 합니다.
- 반대로 불필요한 구성이 부각된 경우 비중을 줄이거나 삭제해야 합니다.
- 소리내어 읽기를 반복하면 문장의 완성도를 높일 수 있습니다.

나. 기타 방법들
- 문서가 너무 길어질 경우 목차를 앞장에 적어주어 미리 알려주면 집중을 유지할 수 있습니다.
- 비슷한 카테고리의 내용이 반복된다면 소제목으로 묶어 설명하면 내용을 기억하기 쉽습니다.
- 보고서가 너무 방대하면, 오히려 장을 추가해서 핵심메세지만 정리하고 부수적인 것들은 부록으로 정리해서 가독성을 높여줄 수 있습니다

보고서의 구성을 잡는 것이 막연했습니다.

하지만 책에서 상세한 설명을 읽고 예제를 같이 풀다보니

구성을 짜는 것이 하나의 게임처럼 느껴졌습니다.

보고서에 대한 거부감이 줄어들고 긍정적인 느낌이 강해졌습니다.



3. 디자인


지금까지 피피티를 만들때 예쁘게 보이는 템플릿만을 선택했습니다.

제 보고서에 적합한지 아닌지는 전혀 고려하지 않았습니다.

필자는 디자인의 목적은 가독성을 높이는 것에 있다고 합니다.

예쁘고 화려한 템플릿보다 수수하지만 가독성을 높여주는 깔끔한 디자인이 효과적입니다.


3-1. 가독성을 위한 틀

필자는 화려한 기술보다는 기본에 충실한 디자인이 더 가독성이 높다고 합니다.

가독성을 위한 세가지 기본요소를 알려줍니다.

가. 간격 : 문서가장자리 간격, 요소간 간격, 텍스트의 행간/자간을 맞추어야 합니다.
나. 정렬 : 독자의 시선방향을 고려하여 요소끼리의 정렬을 맞추어야 합니다.
다. 통일감 : 핵심메시지 위치, 폰트크기, 요소의 크기/모양 등을 통일해야 합니다.

세가지 요소를 지켜야 한장 한장 빠르게 이해할 수 있는 문서를 만들 수 있습니다.



3-2. 강조와 팁

보고서를 쓰면 다양한 색상을 통해서 내가 원하는 부분을 강조하곤 합니다.

이때, 강조해야 할 부분은 가장 중요한 부분이 아닙니다.

진짜 강조해야 할 부분은 이것만 읽고 지나가도 괜찮은 부분입니다.

상대가 꼭 읽어야 하는 부분을 강조해야 합니다.

제가 하고싶은 말이 아니라 상대가 들어야 하는 말을 강조한다는 것입니다.



총평


이 책은 저에게 너무나도 큰 도움이 되고 있습니다.

사무실 책장 한쪽에 꽂아두고 보고서가 막힐때마다 찾아보고 있습니다.

습관적으로 보고서에 제가 하고싶은 말만 넣다가도 책이 꽂혀있는 것을 보는 것만으로도

제가 글쓰는 마인드를 바로 잡게 됩니다.

뿐만 아니라 ppt작성시 꿀팁이나 색상 선택 방법 등 정말 다양하고 실용적인 정보들이 많이 있습니다.

이 리뷰를 보는 신입사원분들에게도 큰 도움이 될거라 믿습니다.

강력추천합니다! 감사합니다!